5 tips om beter te organiseren en meer omzet te krijgen.

Helpt jouw bij het managen van jouw dansschool.

5 tips om beter te organiseren en meer omzet te krijgen.

14 juni 2019 Tips 0

Wanneer je als dansdocent begint met je eigen lessen opzetten, dan kun je er op gegeven moment ingezogen worden. Dan raak je overweldigd door het extra werk wat erbij komt, naast je lessen geven. Bijvoorbeeld door de administratie, facturatie, algemene voorwaarden, huurvoorwaarden en contracten,

Want, nu je als dansdocent je eigen lessen hebt opgezet, ben je nu ook een cultureel ondernemer geworden. En velen van ons, die hiermee begonnen zijn, hebben dit niet geleerd op de dansacademie. Ik ook niet, ik leerde hoe ik op correcte wijze danslessen moet geven. Daardoor ben ik dus didactisch en pedagogisch sterk onderbouwd, maar ondernemen? Dat heb ik de afgelopen 15 jaar door ‘trial and error’ geleerd. En zeker door veel lezen, workshops volgen en blijven leren. En vooral ook toegeven dat je niet alles alleen kunt.

Gelukkig kun je tegenwoordig veel processen automatiseren. En andere taken die een professional in dat vakgebied beter kan dan jij, daar schakel je zo een professional voor in. Ik werk bijvoorbeeld samen met een accountant die mij checkt en helpt bij de btw en belastingaangiftes. Dit is een investering van waarde, omdat je er de (financiële ) vruchten van plukt.

Okay, daar gaan we:

1. Maak een planning zodat er niets over je heen komt en je het overzicht niet verliest.

Dat klinkt natuurlijk heel logisch, maar in de praktijk loopt het vaak anders. Juist doordat je bezig bent met het lesgeven, de toko draaiend houden en problemen oplost die zich per dag voordoen. Geloof me, ik begrijp het en ik heb het allemaal meegemaakt.

Allereerst is een goede planning een sterke basis voor je school. Dus maak een jaarplanning, een maandplanning, een weekplanning en een dagplanning. Hierdoor weet je precies welke activiteiten er spelen dit seizoen. In de planning komen de reguliere lessen, workshops, optredens enzovoorts. Hang deze planning vervolgens op een plek waar je het gemakkelijk ziet en niet hoeft te zoeken wanneer je het nodig hebt.

Het plannen van alle activiteiten en je lessen helpt je overzicht te houden.
Plannen helpt overzicht creeen en houden.

In mijn studio hing de jaarplanning op een plek waar iedere klant het kon zien. En het hing achter de balie, voor de receptie medewerker. En zelfs als jij zelf de receptie medewerker bent, zorg ervoor dat je gemakkelijk op je planning kunt kijken en overzicht kan houden. Verspil geen tijd door te moeten zoeken, want dat geeft onrust voor jou en je klant. Naast de uitgeprinte en opgehangen jaarplanning, hadden wij ook een studio- agenda bij de balie. En ik had mijn eigen agenda. Op gegeven moment heb je meer rust en overzicht doordat het schema in je hoofd zit.

Een planning hebben helpt overzicht houden .

Ten tweede ga je, net zoals voor de studio/schoolactiviteiten, je planningen maken voor je eigen lessen. In die planning komt je curriculum en je lange en korte termijn doelen. Doe dit echt, anders ga je als een kip zonder kop je lessen in. Want als jij plotseling een loodgieter moet bellen omdat je toilet overloopt, moeten je leerlingen niet de dupe worden omdat jij gestrest bent. Je zult zien dat als jij goed weet wat je gaat doen, dit rust geeft. Je raakt dan ook niet gestrest wanneer je besluit om even van je planning af te wijken. En dat moet natuurlijk gewoon kunnen.

Ik zal hierover nog een apart blogartikel schrijven.

2. Taken automatiseren.

Kijk eens even naar de volgende voorbeelden:

Je kunt Moneybird gebruiken voor boekhouding. Mijn accountant heeft ook toegang tot het programma en kan mij controleren en helpen met de btw en belastingopgave. Ik gebruik dit ook voor facturatie naar de klanten toe. Dit is super handig en gemakkelijk in te voeren. Klanten kunnen ook betalen via IDeal. Dit alles kost me rond een tientje per maand. En dat is het mij zeker waard. Moneybird neemt natuurlijk een klein percentage per transactie. Maar ook dit is zeker te overzien. Transacties gaan uitstekend en geld wordt snel overgeboekt naar de eigen rekening.

https://www.moneybird.nl/

Je kunt de verkoop, registratie en betaling van je lessen/cursussen automatiseren door het via een webwinkel op je eigen website te doen. Dit is over de jaren steeds makkelijker geworden. Ik werk zelf met WordPress en Woocommerce en daar ben ik tevreden over. Neem een kijkje in de winkel op deze website en op  mijn website BalletForExpats.



Betalingen ter plaatse kun je ook automatiseren door je klanten gemakkelijk te laten betalen via pin. Ik gebruik daarvoor een apparaatje van Izettle. Dit is een handzaam en gemakkelijk apparaat en werkt via wifi. En het apparaat koppel je aan je telefoon via Bluetooth en een Izettle app. In de Izettle app kun je het bedrag en cursus, les of het artikel invoeren en vervolgens kan de klant contactloos, of door middel van de pas in de sleuf doen, betalen. Izettle neemt natuurlijk een klein percentage per transactie, maar dat is zeker te overzien. Bedragen van transacties worden vlot op je bankrekening overgemaakt.

https://www.izettle.com/

In het geval van een betaling op een leslocatie waar geen wifi is, stuur ik de klant een Tikkie. Dit doe ik voor losse lessen en korte cursussen (3 of 4 lessen).

Je kunt ook zeker nieuwsbrieven en e-mails automatiseren. Een voorbeeld van een goed werkende en makkelijke website om mee te werken is Mailchimp.

https://mailchimp.com/

En in Gmail, Outlook, of wat je maar gebruikt kun je natuurlijk veel standaard antwoorden inplannen.

Ik zal over het automatiseren van taken een extra artikel schrijven.

3. Implementeren van systemen.

Zet bijvoorbeeld een systeem op voor het openen en sluiten van je studio of voor de start en de afsluiting van je les. Maak een script voor (telefonisch) gesprek met een nieuwe of potentiële klant. Leg deze procedures vast in een document (zowel digitaal als op papier op locatie) zodat een ander deze handelingen ook makkelijke en correct kan uitvoeren, in het geval dat jij er niet kan zijn. Dit zorgt er namelijk voor dat jouw toko door kan draaien als jij er niet bent. En dat geeft rust.

Nog een voorbeeld is een korte handleiding voor een docent over de muziekinstallatie en een korte ‘How to’ voor ouders over bijvoorbeeld inschrijven voor een cursus of aanschaffen van balletschoenen. Dit werkt super goed.

Hoe meer duidelijkheid, hoe beter. En denk niet, ja, maar dan vinden ze me een muggenzifter. Je zult zien dat iedereen behoefte heeft aan duidelijkheid en hier blij mee zal zijn. Dus stroomlijnen, die hap. Zo creëer je meer rust en overzicht.

Ik zal hier een apart blog artikel over schrijven.


4. Een goede voorbereiding is het halve werk.

Zoek uit over verzekeringen, contracten etc. en schakel professionele hulp in.

Ik hoor je denken; daar heb ik geen tijd voor. Maar maak er alsjeblieft tijd voor. Hiermee heb ik me ontzettend in de vingers gesneden, omdat ik het in de beginjaren over me heen heb laten komen. En gewoonweg naïef was. Ik was gefocust op de lessen en heb de randzaken, die uitermate belangrijk zijn, over me heen laten komen. Leer hier dus, alsjeblieft, van.

Een voorbeeld hiervan is een conflict met de huurbaas. Als ik in het verleden meer aandacht had besteed aan het contract en toen al meer uitgebreide rechts verzekering had afgesloten, had ik tijdens het conflict absoluut sterker in mijn schoenen gestaan.  

En registreer alles, zet gemaakte afspraken op papier, zowel met docenten als klanten over lessen en aangekochte choreografieën en optredens. Er komen momenten dat mensen onder afspraken uit willen komen. En dan kun jij verwijzen naar het samen opgestelde document. Ik heb geld verloren, door iets niet vast te leggen.

Ook moet je soms voor bepaalde zaken gewoon investeren in het werken met een professional. Ik heb een juridisch adviseur en een accountant. De kosten hiervoor heb ik mijn begroting gezet en kan ik gedeeltelijk wegschrijven als bedrijfskosten. Doe dit echt, geloof me, want werken met andere professionals om jouw diensten te verbeteren brengt onwijs veel op en is dus een super investering!

Ik zal hier een apart blog artikel over schrijven.

Zet je systemen in plaats en leer van andere ondernemers.
Zet je systemen in plaats en leer van andere ondernemers.

5. School jezelf!

Ga naar bijeenkomsten, workshops, masterclasses voor ondernemers. Luister webinars voor ondernemers. En juist evenementen met mensen die niet in de danswereld zitten. Daar leer je enorm van. Ik weet nog dat het in het begin spannend was, want ik dacht ja, maar ik heb maar een dansschool. Maar ik merkte dat de andere ondernemers het juist heel leuk en interessant vonden om iemand te ontmoeten die een dansschool heeft en je kunt veel van elkaar leren.

En ga on- of offline cursussen volgen over marketing, management en communicatie. Ik hoor je zeggen; daar heb ik helemaal geen tijd voor. Ik zeg je; maak er tijd voor. Dit is een hele goede investering. En wanneer je het online doet, kun je je eigen studietempo bepalen.

Ik zal hier een apart blog artikel over schrijven.

Bonus tip: Zie je lessen en school als echte onderneming. (Als jij het niet doet, doet niemand het.)

Ik hoor je zeggen; dat doe/probeer ik ook. Klopt, deed ik ook. Maar de realiteit was dat ik mij in het begin liet leiden door wat de ouders wilden, zeiden en deden. Ik voelde me bijvoorbeeld bezwaard over de prijzen van de lessen, omdat zij het constant vergeleken met verenigingen om ons heen. Wat natuurlijk een niet realistische vergelijking was en is. Ook waren er instanties in de stad die verwachten dat we wel even gratis ‘iets met dans’ voor ze konden regelen, dat is natuurlijk niet okay was. Op gegeven moment ben ik hier strenger mee geworden en heb duidelijk aangegeven wat we wel en niet doen en aangegeven dat we een culturele onderneming met winstoogmerk zijn. Nee zeggen was in het begin enorm spannend, maar vanaf dat moment verdienden we meer door de klussen en klanten die het wel snapten en serieus namen.

Invloed van mensen om je heen (vrienden en familie) en klanten, is er altijd. Maar filter beter uit of de feedback constructief is of niet. Je hebt wellicht ook gemerkt dat ik het elke keer over klanten heb. Dat doe ik bewust om afstand te creëren en me er niet in mee te laten slepen. Nu hoor ik je zeggen, maar ik wil niet zo een commerciële school worden. Prima, ik snap je en ik ben het met je eens. Maar door zakelijk te denken (lees; systemen en organisatie) creëer je juist duidelijkheid voor jezelf en je dansers. Heb je meer rust, overzie je beter, kun je beter loslaten en als resultaat zul je uiteindelijk meer omzet gaan draaien. Je zult het zien.

Zo, ik hoop dat je hier wat aan hebt. Alle begin is lastig. En het is nog lastiger om uit die chaos te komen als je al bezig bent. Maar het kan zeker en zonder dat jouw eigen dansplezier er aan onderdoor zal gaan. Ik zal aparte blog artikelen schrijven over elk punt dat ik aangedragen heb, voor wat meer diepgang en voorbeelden.

Mocht je samen met iemand willen werken om meer structuur en rust in jouw lessen en/of toko te krijgen, bel me of stuur me een e-mail of bericht. En dan gaan we samen aan de slag. Een van de dingen die ik gemist heb tijdens het opstarten, was een mentor. Iemand om even te checken of het goed gaat en vragen te beantwoorden. Dus ik bied me hierbij graag aan.

Succes!!


 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *